Penulisan minit mesyuarat format amp contoh contoh panduan pelayanan penulisan minit mesyuarat format amp contoh contoh panduan pelaksanaan penulisan minit mesyuarat format amp contoh contoh surat penulisan minit mesyuarat format amp contoh contoh karangan penulisan minit mesyuarat format amp contoh proposal kegiatan penulisan minit mesyuarat format amp contoh cover penulisan minit mesyuarat format cv penulisan minit mesyuarat format for business bengkel penulisan minit mesyuarat contoh penulisan minit mesyuarat terkini format penulisan minit mesyuarat contoh penulisan minit curai
Setiap mesyuarat telah pasti mempunyai minit mesyuarat yang dicatatkan oleh setiausaha atau pihak-pihak lain yang bertanggungjawab buat mencatat minit tersebut.
Ini kerana dokumen ini amat utama kerana setiap perbincangan dan keputusan akan direkodkan di dalam minit tersebut.
Setiap tindakan yang ekspansi dilakukan selepas daripada mesyuarat perlu berpandukan kepada keputusan yang dibuat yang boleh dirujuk melalui minit tersebut.
Setiap minit ekspansi disahkan pada mesyuarat seterusnya bagi memastikan perbincangan mesyuarat terdahulu sudah diminitkan dan juga mengetahui setiap gerak kerja dan susulan sudah dilakukan ataupun sebaliknya.
Perkara Penting
Minit mesyuarat perlulah merekodkan dua penting sewaktu mesyuarat dijalankan iaitu:
- Senarai kehadiran ahli mesyuarat yang disusun mengikut kekananan jawatan.
- Perkara utama yang dibincangkan dalam mesyuarat disusun mengikut agenda mesyuarat.
- Keputusan yang dicapai di dalam mesyuarat ekspansi dicatat dengan jelas.
- Setiap tindakan dan pihak yang ekspansi mengambil tindakan susulan yang perlu dicatatkan.
- Jika terdapat pembentangan di dalam mesyuarat, setiausaha perlu mencatatkan beberapa perkara penting iaitu tajuk kertas pembentangan, pihak yang membentangkan, tujuan pembentangan, pandangan ahli mesyuarat dan keputusan yang dicapai terhadap pembentangan tersebut.
Format
Format yang norma digunakan oleh pelbagai agensi, jabatan, dan kementerian adalah tampaknya berikut:
1. Maklumat mesyuarat
Semua maklumat mesyuarat perlu dinayatakan merangkumi tarikh, hari, masa, dan tempat mesyuarat.
Semua maklumat ini dimaklumkan di dalam pemaklumat referensi yang dihantar kepada ahli mesyuarat,
2. Senarai Kehadiran
Senarai kehadiran perlulah dicatatkan merangkumi nama dan jawatan ahli-ahli mesyuarat.
Ahli-ahli yang menambah hadir juga perlu dicatat nama mereka dan sebab ketidakhadiran.
3. Perutusan Pengerusi
Perutusan pengerusi ialah kata alu-aluan pengerusi mesyuarat pada permulaan mesyuarat tersebut.
Perkara-perkara utama yang disebut oleh pengerusi perlu direkodkan dan diminitkan.
4. Pengesahan
Pengesahan minit ekspansi dilakukan setelah semua ahli mesyuarat menyemak minit tersebut dan berpuas hati herbi setiap perkara yang direkodkan.
Lazimnya, minit tersebut disahkan oleh seorang pencadang yang sudah menghadiri mesyuarat tersebut sebelum ini dan disokong oleh seorang ahli mesyuarat.
5. Perkara-Perkara Berbangkit
Perkara-perkara berbangkit merujuk kepada kasus yang dibangkitkan oleh ahli mesyuarat mengenai keputusan mesyuarat yang terdahulu.
Lazimnya, perkara-perkara berbangkit dibangkitkan untuk mengetahui tindakan susulan yang sudah dipersetujui sebelum ini.
6. Perbincangan
Perbincangan adalah menjurus kepada kasus dan tujuan utama mesyuarat tersebut dipanggil.
7. Hal-Hal Lain
Hal-hal lain pula ialah kasus lain yang dibincangkan yang tidak ada di dalam agenda mesyuarat.
8. Penutup
Penutup adalah kata-kata terakhir oleh pengerusi mesyuarat. Lazimnya, pengerusi mesyuarat akan mengucapkan terima kasih kepada seluruh ahli mesyuarat yang hadir.
Contoh Panduan
Contoh minit mesyuarat yang boleh dijadikan pedoman adalah seperti berikut:
Panduan Lanjut
Untuk mendapatkan panduan lanjut tentang minit mesyuarat khususnya di dalam agensi kerajaan, sila acum pautan berikut http://ipgkpm.edu.my/download/Panduan_Penulisan_Minit_Mesyuarat.pdf.
Source
